ProPrint - Program do zarządzania wydrukiem
Czym jest ProPrint
ProPrint to program do zarządzania wydrukiem - do personalizacji,sortowania, filtrowania i formatowania danych przed wydrukiem. Jest to szczególnie przydatny program dla firm, które wysyłają duże ilości koresponednji.
Adresowanie i formatowanie dokumentów
Urządzenia kopertujące wymagają stosowania kopert z okienkami, w których widoczne są dane adresata wydrukowane na dokumencie. W tym celu należy tak sformatować dokument przed wydrukiem, aby dane adresata po wydrukowaniu i złożeniu korespondencji znajdowały się dokładnie w okienku.
Poprawa wyglądu i rozszerzenie funkcji dokumentu następuje poprzez:
- - dodanie logo, grafiki, zdjęć
- - czytelne rozmieszczenie tekstu w tabelach
- - dynamiczne wstawianie informacji marketingowych i innych
- - kody kreskowe jedno i dwuwymiarowe
- - umieszczenie danych teleadresowych firmy
Sortowanie, filtrowanie i grupowanie dokumentów
Odpowiednio sformatowane dokumenty trafiają przed wydrukiem do bazy danych, gdzie mogą być sortowane i grupowane według zdefiniowanych kryteriów (np. według adresata). Po przeprowadzeniu procesu sortowania i grupowania dokumenty zostają wydrukowane w odpowiedniej kolejności w określonym terminie (np. koniec dnia lub tygodnia). Program posiada funkcję archiwizacyjną, gdyż może przechowywać w pamięci wszystkie wychodzące z systemu dokumenty.
Grupowanie dokumentów ma zasadnicze znaczenie dla obniżenia kosztów wysyłek pocztowych . Bardzo często firmy wysyłają do danego adresata po kilka listów tygodniowo np. z fakturą, wezwaniem do zapłaty, zamówieniem, etc. Program ProPrint grupuje dokumenty dla jednego adresata na przestrzeni np. tygodnia, a następnie drukuje w dniu przygotowania korespondencji np. w piątek. Wszystkie dokumenty przeznaczone do wybranego adresata oznaczone zostają specjalnym kodem OMRi umiesczone w jednej kopercie.
Kody OMR
Kody OMR służą do oznaczenia kilku dokumentów, które mają trafić do określonego adresata. Kody OMR wydrukowane na dokumentach są rozpoznawane przez urządzenie kopertujące i decydują o tym, które kartki i w jakiej ilości oraz jakie załączniki mają być spakowane do pojedynczej koperty. Za umieszczenie kodów na dokumentach odpowiada program ProPrint, który nadaje je po uprzednim posortowaniu i pogrupowaniu dokumentów.
